Notizen organisieren

Vor einiger Zeit habe ich mich mit der Frage „Wie organisiert man seine Notizen so, dass kein Chaos mehr im Hirn entsteht?“ auseinander gesetzt.
Wie es zu dieser Frage kam? Beim Ausmisten von alten Notizbüchern ist mir aufgefallen, dass alles und nichts drin stand, einfach wahllos von Seite zu Seite notiert, bis alles vollgemüllt war. Dann einige Zeit nichts mehr aufgeschrieben, dann wieder. Irgendwann blätterte ich die Notizbücher durch und stellte fest: Da steht nur Schwachsinn mit Informationsgehalt NULL drin und dabei ist das Büchlein nicht mal ganz voll geschrieben.

Also habe ich ein bisschen recherchiert, mir Gedanken gemacht und mir was zusammengebastelt. Da mich einige danach gefragt haben, wollte ich das hier mal kurz (haha) vorstellen.

Etwas Hilfreiches zu dem Thema habe ich im Buch „Information Overload“ von Alexander Greisle entdeckt. Er hat folgenden Grundsatz, den er auch auf dieser Seite erläutert:

Alles an einem Ort systematisch aufschreiben.

Klingt einfach und logisch, aber wie stellt man das an?

Ich habe über diesen Satz nochmal genauer nachgedacht:

ALLES AUFSCHREIBEN
soll man ja auch bei Zen To Done. Kein Problem, klappt mittlerweile ganz gut. Man schreibt ja ohnehin sowieso nur das auf, was einem gerade wichtig erscheint.

AN EINEM ORT
– auch kein Problem. Als Fan von Büromaterial (schrecklich, ich weiß auch nicht warum ich das Zeug so gern hab) habe ich mir ein nettes Notizbüchlein* ausgesucht, das ich natürlich in guter, alter Zen-To-Done-Manier immer dabei habe.

SYSTEMATISCH – ja. Und hier fängts an ein bisschen kompliziert zu werden. Nach endlosen Herumsurfen kam ich zu der Erkenntnis, dass das jeder anders macht. Also muss man sich – wie so oft – selbst was ausdenken.

Aber halt, ich möchte noch was anfügen, was meiner Meinung nach bei diesem Grundsatz fehlt: Das regelmäßige Durchsehen der Einträge. Wenn man das Notizbuch nicht jeden Tag durchsieht, bringt einem das ganze systematische Aufschreiben nix!

Ich beschreibe mal, wie ich es mache:

1. Was notiere ich eigentlich alles?
Zuerst habe ich mir überlegt, was ich eigentlich alles notiere bzw. wofür ich mein Notizbuch einsetzen will.
In meinem Fall notiere ich meine Tages- und Wochenaufgaben, Monatsziele, Ausgaben ohne Quittung, Ideen für Blogbeiträge, Buch- und Filmtipps, Bildideen, Geschenkideen, Öffnungszeiten und Termine von Veranstaltungen, die ich unterwegs so aufschnappe.

Als ich mir das mal bewusst überlegt habe, konnte ich diese Bereiche zusammenfassen unter: To Do Listen, Ausgaben, Notizen und Ideen.
Dann geht’s weiter:

2. eine sinnvolle Aufteilung überlegen.
Hier habe ich nach Wichtigkeit entschieden. Häufiger Zugriff = weiter nach vorne.
Die Aufteilung habe ich ganz einfach mit Post-it Flags (in türkis :D) gemacht, wasserfest beschriftet, immer genügend Seiten.
Für die Sektion „Ausgaben“ habe ich nur die letzten 12 Seiten benutzt, damit ich für meine To-Do Listen und Notizen mehr Platz habe. Dabei ist 1 Seite – 1 Tages-To-Do. Durch die Platzbeschränkung wird sichergestellt, dass man sich nicht zu viel draufknallt und es bleibt übersichtlicher.

3. Notieren und regelmäßig durchsehen.
Dann kann man eigentlich schon loslegen mit dem Notieren. Ob man beim Notieren links oder rechts oder oben oder unten Platz lässt oder nicht, ist jedem selbst überlassen. Warum das wichtig ist? Für die

4. Referenz-Symbole für mehr Übersichtlichkeit ausdenken.
Wenn ich einen Eintrag sofort mit einem Symbol versehe, verstehe ich den Eintrag später besser. Folgendes hab ich mir ausgedacht:
* Sternchen für HOHE PRIORITÄT und DRINGLICHKEIT, zu finden auf meiner Tages- u. Wochen ToDo-Liste. Das sind Dinge, die uuuuuuuuuuunbedingt gemacht werden müssen.
(ü) für in Kalender „übertragen“ (meist hinter Termine zu finden)
(b) steht für Blogbeitrag. Aus dieser Idee kann man einen Blogbeitrag machen.
(f) steht für Foto. Ich lege Wert darauf, dass mein Blog immer viele Bildchen hat und damit ich nicht vergesse, welche zu machen, setze ich hinter die Blogbeitragsideen immer kleine, eingekringelte „f“’s.

Das sind natürlich nur die Symbole, die ich brauche. Man kann ja vllt. auch ein Schlagwort vergeben, gekennzeichnet á la twitter mit hashtag (#einkaufen) oder Treffen/Anrufe etc. mit „@“

Wenn sich Notizen also „erledigt“ haben, bzw. die der Tag vorüber ist und eine neue To-Do Liste erstellt worden ist, mache ich einen Querstrich über die Seite.

Auch habe ich mir angewöhnt, die erledigten Dinge von der To-Do-Liste nicht abzuhaken oder durchzustreichen, sondern mit einem Textmarker zu markieren. Was zunächst etwas verwirrend erscheinen mag, ist für visuell orientierte Menschen der Hit! (also, äh, behaupte ich jetzt mal…) Ich SEHE dann nur noch das Unerledigte und kann das andere trotzdem noch lesen…für mich ist das sehr übersichtlich.

Und das war’s schon. Auch wenn sich das kompliziert lesen sollte, es ist recht einfach. Und vor allem sehr hilfreich. So kann man jedes stinknormale Notizbuch in ein gutes Produktivitätswerkzeug verwandeln.

Hier noch einige Links:
Schluss mit dem Zettel-Wirrwarr von Alexander Greisle
getting sh*t done
zen to done
edit: 25 Notizbuchregeln als .pdf vom notizbuchblog (danke Frank!)

Wie organisierst du deine Notizen? analog oder digital?

*Das nette Notizbüchlein ist von Claire Fontaine, Format A6 und für 2-3 EUR zu haben. Die Seiten riechen gut, und die Spiralbindung erlaubt Platz für einen Kugelschreiber. Außerdem lässt es sich so leichter knicken und beschreiben.

Nachtrag: Eigentlich wollte ich das gezeigte Notizbuch in der Kombi mit einem kleinen Kalender benutzen, aber da ich für 9 Euro einen Filofax erstanden habe, nutze ich das Notizbuch und den Kalender nun für die Arbeit.
Dazu habe ich die Post-it’s teilweise entfernt und neu unterteilt in „To Do“ und „Notizen und Protokolle zu Besprechungen“ etc.
Die Notizen in meinem Filofax organisiere ich aber nach oben beschriebener Art. Auch musste ich durch das vorgefertigte Filofax-System keine Post-it Tabs verwenden.

19 Gedanken zu “Notizen organisieren

  1. Gut überlegt. Hat mir einen Schubs gegeben, mein Notizblockwirrwarr in Ordnung zu bringen. Das mit dem „Durchmarkern“ mache ich auch so, habe ich mal in einem Buch gelesen. Fühlt sich gut an, am Ende möglichst viel bunt bekommen zu haben. Dazu sind diese Listen ja auch ein bisschen da irgendwie, zu sehen was man geschafft hat. Toller Blog, hab erst diesen Beitrag gelesen aber werde jetzt noch weiterlesen. Liebe Grüße

  2. Ist ja schon eine Weile her, der Text. Aber was mich noch interessieren würde:

    Wie kombinierst Du Deinen Filofax mit dem Notizbuch?

    Ich habe mir auch wieder einen neuen Kalender zusammen gebaut (http://ahhh-design.com/diy-planner-templates/ -> absolut großartig! – ich bin seit Jahren Fan) und der hat auch Bereiche für Notizen und to do Listen. Und ich ringe schon ewig damit, zwischen beiden zu grätschen oder zu entscheiden. Und kann mich nicht durchringen, nur ein Buch für alles zu nutzen.

    Wofür nutzt Du den Filofax? Einzig für Termine? Ich konnte das Deinem Text nicht ganz entnehmen.

    1. Das oben gezeigte Notizbuch nutze ich jetzt ausschließlich für die Arbeit. Es liegt ständig in meinem Ablage auf meinem Schreibtisch und wenn ich mir etwas notieren muss (To Do Listen, Kundenbeschwerden, Anrufer, die um Rückruf bitten etc.) dann notiere ich das dahin ein.
      Dazu wird ab nächstes Jahr noch ein kleines Kalenderbüchlein kommen, das ich mir vor ein paar Monaten – vor meinem Filofax – angeschafft habe.

      In meinem Filofax sind verschiedene Unterteilungen. Zuerst kommt der Kalender, dort trage ich meine Termine ein. Dann folgt der Abschnitt mit den To Do Liste, wobei ich hierbei unter Monatszielen, Wochenaufgabenlisten und Tages-To-Do Listen unterscheide. Im 3. Abschnitt kommen dann die Notizen, die ich nach oben vorgestellter Methode organisiere. Ich plane mit einem weiteren Registerblatt die Notizabteilung zu unterteilen, weil ich mir mehr Buchtipps und Webadressen notiere, als anderes Zeugs. Dann kommen noch die Abteilungen „Finanzen“ und „Adressen“. Letzteres ist ja selbsterklärend und bei Finanzen trage ich meine Ausgaben ein, die ich unterwegs tätige und wo ich keine Quittung bekomme (für’s Haushaltsbuch)

      Guck dir mal auf diesen flickr streams die Aufteilungen an oder geh mal in den Laden und blätter mal durch einen Filofax, dann wirst du eher verstehen, was ich gerade so mühselig-abstrakt zu erklären versuchte :D
      http://www.flickr.com/photos/48943937@N07/

  3. Deine Erklärungen waren gar nicht so abstrakt – die haben mir mehr als die flickr-Fotos weitergeholfen : ) Jetzt verstehe ich Dein System ganz gut.

    Diese Filofax-Dinger sind allerdings so gar nicht mein Geschmack. Obwohl mein jetziger Kalender denen wohl zumindest inhaltlich recht ähnlich ist: http://www.flickr.com/photos/paperboatcaptain/3897642810/in/photostream und http://www.flickr.com/photos/paperboatcaptain/3896861947/in/photostream

    Schreibst Du Tagebuch? Benutzt Du dazu dann ein ganz eigenes Buch?

    1. Oh dein Planer ist wunderschön! Und dann ist das ja so ähnlich wie ein Filofax. Ich kaufe auch nicht die teuren Einlagen nach sondern nehme die Billigen. Papier ist Papier, da muss ja nicht Filofax draufstehen. Für die Trenner habe ich mir selbst welche gebastelt, damit es schön bunt und ein bisschen persönlicher wird. Und hätte ich ihn nicht für 9 Euro bekommen, hätte ich mir wohl auch gar keinen gekauft.

      Ja, Tagebuch schreibe ich auch. Schon seit 1995. Ich habe dafür immer eigene Bücher. Die letzte Jahre nehme ich meistens Blanko-Notizbücher von teNeues. Die haben schöne Motive und das Papier ist wirklich toll. Da flutscht es schön beim Schreiben :)

  4. Ich verwende ein sehr hilfreiches Programm am PC: SEO Note macht meine Arbeit so viel leichter. Ich versuchte auch andere Programme, aber das hier passt hervorragend!

  5. richtig gut für die Selbstorganisation ist der Klarheit-Kalender –> http://www.halloklarheit.de

    Die Struktur von dem Kalender hat mir total gefallen und mir richtig geholfen einen Kalender /Notizbuch richtig zu verwenden. Anders als andere Kalender wird man bei Klarheit erstmal gebeten, die eigenen Ziele festzulegen. Hatte ich ehrlich gesagt keinen Bock drauf, weil ich das immer super schwierig finde, hat sich aber mehr als ausgezahlt. Ich bin viel fokussierter in meinem Alltag. Während man Klarheit im Alltag nutzt, wird man mit monatlichen reviews immer wieder gebeten, den aktuellen Stand der gesteckten Ziele zu beschreiben. Sehr zu empfehlen.

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