Gute Selbstorganisation – Zen to Done, minimalistisch

So, puh…
Jetzt kommt der Beitrag, vor dem ich die meiste Angst habe. Wie soll ich jemanden das erklären, dass sich nur in meinem Hirn abspielt?! Ich versuche es mal…

Wie du sicher schon gemerkt hast, bin ich großer Fan von Leo Babautas Zen To Done – Methode.
Ich nutze ZtD in der minimalistischen Version, die so aussieht:

  1. Sammeln
  2. Durcharbeiten (das ich lieber als Durchsicht bezeichnen würde)
  3. Planen
  4. Handeln

Dabei sind diese Sachen nicht unbedingt hintereinander zu erledigen sondern gehen Hand in Hand und manchmal auch so flott, dass man nicht mal großartig planen muss. Beispiel Bloggen: Zuerst sammle ich Ideen für Beiträge, plane sie in einen zeitlichen Rahmen ein, handle, in dem ich sie formuliere und schaue sie dann noch mal durch, ob ich damit leben kann.
Beispiel E-mail: Ich antworte sofort. Wenn die Antwort länger dauert oder ich keine Lust habe, plane ich die Aufgabe mit ein, in dem ich sie auf eine To Do Liste schreibe.

Du verstehst, was ich meine, ne?! :D

Am Jahresende bzw. Jahresanfang sammle ich erstmal alles was so anfällt und richte alles ein. Wenn ich ein Jahresmotto gewählt habe, ordne ich Dinge, die ich machen will, zu Monaten, in denen das passen könnte. Eigentlich plane ich bis auf meinen Urlaub gar nix. Ich muss als Kinderlose mit festem Job auch gar nicht so viel planen.
Und die Zeit vergeht so schnell, deshalb ist das meiner Meinung auch gar nicht nötig. Ich halte nicht viel von 5-Jahresplänen wo man dann darauf hinarbeitet. Wir könnten jederzeit abkratzen! Wenn ich also jetzt planen würde, was in 5 Jahren passieren sollte, dann ist das nur Gedankengrütze, die mir nix bringt. Man könnte ja morgen schon ein anderer Mensch sein, wer weiß also, was in 5 Jahren sein wird?!

Ich gucke mir das Jahr ganz pragmatisch an: Wer hat wann Geburtstag, wann sind Feiertage, wann will ich Urlaub haben, was will ich tun – solche Sachen eben. Feste Termine übertrage ich in meinen Kalender. Fertig.

Die Monatsplanung ist auch noch recht grob. Ich nehme mir pro Monat ein paar Dinge vor, die ich dann auf eine extra Liste in meinen Filofax und hierhin schreibe. Mir hilft das, ein bisschen fokussierter zu sein. Feste Termine oder Deadlines trage ich – momentan – in die Monatsübersicht ein.

Die Wochenplanung geht dann schon ans Eingemachte. Hier schreibe ich zunächst eine Liste, mit allen Dingen, die ich in dieser Wochen schaffen muss und will. Ich überlege mir:

  • Welche Termine stehen an?
  • Was ist zu erledigen?
  • Wie sieht meine Freizeitplanung aus?
  • Was muss eingekauft/im Haushalt organisisert/geputzt werden?
  • usw.

Anhand dieser Wochenliste picke ich mir für die Tagesplanung pro Tag 3-5 wichtige Dinge heraus, die ich dann versuche durchzuziehen. Einige Dinge sind dringend, die erledige ich zuerst. Andere Sachen passen an bestimmten Tagen besser, die trage ich dann an dem entsprechenden Tag in den Kalender ein. Wenn ich es schaffe: HURRAA! – Wenn nicht: auch egal. Auf meinen To Do Listen stehen gottseidank noch mehr Freizeitaktivitäten die ich machen WILL und weniger Dinge, die ich machen MUSS, da kriegt keiner schlechte Laune, wenn ich mal was nicht gebacken bekomme.

Exkurs To Do Liste:
Der eine oder andere Leser fragt sich jetzt vermutlich, warum ich Spaß-Dinge auf meine To Do Liste schreibe, ja vielleicht gibt es auch einige, die nicht viel von To-Do-Listen halten.
Ich finde: To Do Listen sind perfekte Gehirnmüllhalden. Wenn ich etwas notiert habe, nehme ich es anders wahr, ich konzentriere mich auf das Geschriebene und will es durchziehen. Ich muss nicht dauernd an dieses oder jenes denken, weil ich nicht muss – es steht ja schon auf dem Zettel! Ein Blick genügt um wieder im Bilde zu sein. Diese Wochen- und Tagesplanungen geben mir im Alltag wenn es hektisch wird Halt und Struktur. Ich mag das, weil ich dann entspannt sein kann. Und die frei gewordenen Gedankenkapazitäten sind grandios! Plötzlich kann man nämlich wieder denken…

Das alles – und interessante Ideen, Buchtipps, Vorschläge, Gesprächsfetzen und E-mails und SMS und Twitternachrichten und Blogkommentare gehören zur ZtD – Gewohnheit 1: Sammeln. Ich trage alles Wichtige sofort in den Filofax und/oder in den Kalender ein.

Wenn du zu den hoffnungslosen Chaoten gehören solltest, ist das Eintragen von Terminen und das Notieren von Kleinigkeiten schon die halbe Miete. Wirklich. Du musst dir im gleichen Zuge nur noch antrainieren, dass du da jeden Abend (oder Morgen) noch mal drauf guckst.

Gewohnheit 2, das Durcharbeiten bzw. das Durchsehen der gesammelten Notizen, kommt aber dann ganz automatisch und dazu praktischerweise auch gleich Gewohnheit 4 – das Handeln. Auf Twitternachrichten und Blogkommentare kann ich ja sofort antworten. Auf E-mails (ich bekomme recht wenige) auch. ZACK – ERLEDIGT. Meistens sind das gerade die Sachen, die es nicht mal auf meine To Do Liste schaffen.
Und Abends gucke ich mir die Tagesplanung an, übertrage Wichtiges auf den nächsten Tag und gucke mir morgens die neue Tagesplanung an, füge evtl. ein paar Punkte hinzu. Ich nutze übrigens keine Kontext-To-Do-Listen weil ich das für überflüssigen Schwachsinn halte. Am Sonntagabend kümmere ich mich um die Wochenplanung, am Monatsanfang um die Monatsplanung usw. Huch, da war ja auch schon Gewohnheit 3 (Planen) dabei.

Merkst du, wie einfach es ist? Es ist wirklich keine Hexerei.

Wenn überhaupt wird Gewohnheit 4 – das Handeln – zum Knackpunkt.
Hierbei kann ich dir nicht helfen. Nur du allein kannst herausfinden, ob du morgens oder abends fitter bist, du kannst jeden Moment entscheiden ob du jetzt Pflicht oder Kür wählst. Das kann ich dir nicht abnehmen, aber wenn du eine ausgewogene Mischung probierst, wirst du merken, wie es flutscht und sogar Spaß macht. Nimm dir erst Mal weniger vor. Fang in kleinen Schritten an. Mach mal ne Pause. Verzeih dir selbst wenn du es nicht geschafft hast, frage dich aber auch, warum du es aufgeschoben hast. Du wirst dir und deinem Schweinehund auf die Spur kommen:

Was ist wirklich wichtig?
Was ist dringend?
Was willst DU tun? Was ist DIR wichtig?
Was findest du nervig?
Wie kriegst du beides unter einen Hut?
Und: Wie kannst du es dir dabei so einfach wie möglich machen?

War das in irgendeiner Weise verständlich?! :D Nutzt du ZtD? Wie geht es dir damit?

Ein Gedanke zu “Gute Selbstorganisation – Zen to Done, minimalistisch

  1. Ich übe schon eine Weile an Stufe 1 und 2 von ZTD. Bevor ich die nicht verinnerlicht habe, brauche ich mit dem Rest gar nicht anfangen.
    Ich sehe ZTD insgesamt sehr ambivalent. Es hat ohne Frage Vorteile, aber für einen Konzeptmenschen wie mich ist weniger Konzept oft besser als nochmehr Konzept.

    Für mich ist das wichtigste im Moment, daß ich immer mein kleines Notizbuch (Papiergehirn) dabeihabe um alle wichtigen Gedanken zu notieren. Da ich gesundheitsbedingt große Probleme mit dem Kurzzeitgedächtnis habe, erleichtert mit das den Alltag ungemein und ist gleichzeitig die nötige Basis für ZTD.

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

*